Sertifikat hak atas tanah adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah melalui Badan Pertanahan Nasional dan berfungsi sebagai alat bukti yang sah atas kepemilikan tanah. Sertifikat ini memuat informasi fisik dan yuridis dari suatu bidang tanah.
Informasi fisik mencakup letak, batas-batas, dan luas tanah, sementara informasi yuridis berisi status hukum tanah serta identitas pemilik hak atas tanah tersebut.
Sebagai dokumen resmi yang membuktikan kepemilikan hak atas tanah, sertifikat memegang peranan yang sangat penting. Oleh karena itu, wajar jika seseorang merasa panik saat sertifikat miliknya hilang. Namun, kepanikan tersebut sebetulnya tidak perlu terjadi apabila pemilik memahami prosedur pengurusan sertifikat yang hilang, karena kehilangan sertifikat bukanlah masalah yang tidak bisa diselesaikan.
Dasar hukum penerbitan sertifikat pengganti termasuk yang disebabkan karena hilang adalah Pasal 57 sampai Pasal 60 Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 Tentang Pendaftaran Tanah dan dan Pasal 137 sampai Pasal 139 PMNA/KBPN Nomor 3 Tahun 1997 beserta perubahannya.
Hal pertama yang harus dilakukan jika seseorang mengalami hilangnya sertifikat adalah dengan melapor kepada kepolisian setempat di mana diduga hilangnya sertifikat yang dimiliki tersebut dan mendapatkan Surat Keterangan Kehilangan dari kepolisian.
Selanjutnya, dapat menghubungi Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) atau Kantor Pertanahan di mana tempat menetap untuk mengetahui langkah dan tindakan yang harus dilakukan.
Secara umum, syarat-syarat lain yang harus dilengkapi adalah Surat Permohonan yang ditujukan kepada Kepala Kantor Pertanahan, fotokopi Kartu Tanda Penduduk, dan fotokopi sertifikat yang hilang tersebut jika kita memilikinya, dan kuasa jika pengurusannya dikuasakan pada orang lain.
Dalam hal pemegang hak atau penerima telah meninggal dunia, permohonan untuk mengajukan sertifikat pengganti dapat diajukan oleh ahli warisnya, dengan menyerahkan surat tanda bukti sebagai ahli waris.
Permohonan penggantian sertifikat yang hilang harus disertai pernyataan di bawah sumpah dari yang bersangkutan di hadapan Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk mengenai hilangnya sertifikat hak atas tanah yang bersangkutan.
Terhadap pemegang atau para pemegang hak yang berdomisili di luar kabupaten atau kota letak tanah, maka pembuatan pernyataan tersebut dapat dilakukan pada Kantor Pertanahan di mana yang bersangkutan tinggal, atau di depan pejabat Kedutaan Republik Indonesia di negara domisili yang bersangkutan jika menetap di luar wilayah Negara Republik Indonesia.
Sebelum diterbitkan sertifikat pengganti, harus didahului dengan pengumuman satu kali dalam salah satu surat kabar harian setempat atas biaya pemohon. Akan tetapi, mengingat besarnya biaya pengumuman dalam suatu surat kabar dibandingkan dengan harga tanah yang sertifikatnya hilang serta kemampuan keuangan pemohon yang terbatas.
Kepala Kantor Pertanahan dapat menentukan bahwa pengumuman akan di-terbitkannya sertifikat tersebut ditempatkan di papan pengumuman Kantor Pertanahan dan di jalan masuk tanah yang sertifikatnya hilang, dengan papan pengumuman yang cukup jelas untuk dibaca orang yang berada di luar bidang tanah tersebut.
Jika dalam waktu 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal pengumuman tidak ada yang mengajukan keberatan mengenai akan diterbitkannya sertifikat pengganti tersebut, atau ada yang mengajukan keberatan akan tetapi menurut pertimbangan Kepala Kantor Pertanahan keberatan tersebut tidak beralasan, maka diterbitkanlah sertifikat baru.
Akan tetapi, jika keberatan yang diajukan dianggap beralasan oleh Kepala Kantor Pertanahan, maka Kepala Kantor Pertanahan dapat menolak untuk menerbitkan sertifikat pengganti. Keberatan tersebut dianggap beralasan apabila, misalnya, ada pihak lain yang menyatakan bahwa sertifikat tersebut tidak hilang, melainkan dipegang olehnya berdasarkan persetujuan pemegang hak dalam rangka perbuatan hukum tertentu.
Sebagai tindak lanjut pengumuman akan diterbitkannya sertifikat pengganti, maka dibuat Berita Acara Pengumuman dan Penerbitan/Penolakan Penerbitan sertifikat pengganti oleh Kepala Kantor Pertanahan yang menerbitkan atau menolak permohonan penggantian sertifikat tersebut.
Penerbitan sertifikat pengganti karena hilang tidak dilakukan pengukuran maupun pemeriksaan tanah, dan nomor haknya tidak berubah. Sertifikat pengganti yang telah selesai diserahkan kepada pihak yang memohon diterbitkannya sertifikat tersebut atau pihak lain yang diberi kuasa untuk mengurus atau menerimanya.
Biaya untuk penerbitan sertifikat pengganti, termasuk biaya pengumuman di surat kabar, dapat ditanyakan pada Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) atau Kantor Pertanahan setempat. Adapun jangka waktu selesainya penerbitan sertifikat pengganti, berkisar satu setengah sampai dua bulan dari tanggal sejak pengumuman dilakukan.
